Trao quyền là một hoạt động mang tính tương tác cao, nhưng để có thể được trao quyền bởi ban lãnh đạo, bạn cần phải là một người đầy cảm hứng. Trong bài viết này, McKinsey đi sâu vào cách các nhà lãnh đạo có thể thực sự trao quyền cho đội ngũ và những tác động tích cực mà phương pháp này có thể mang tới.
 
Trao quyền thực sự đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải tham gia, là một phần của công việc, để đào luyện, hướng dẫn và truyền cảm hứng. Điều này đồng nghĩa với một sự tương tác thường xuyên, khác xa so với phong cách độc đoán và kiểm soát. Vậy tại sao việc trao quyền lại rất khó đạt được trong một tổ chức?
 
Đầu tiên đó là các tiêu chuẩn để phân chia trách nhiệm. Điều này đồng nghĩa với việc các nhà quản lý phải khuyến khích việc kiểm soát và dẫn đầu, cho phép những người khác mắc sai lầm và học hỏi từ những sai lầm có thể cho phép đó. Trong khi điều này lại đòi hỏi những người được trao quyền bước ra khỏi vùng an toàn khi thường xuyên được che chở bởi một người quản lý cấp trên, thực sự đây là một thử thách không nhỏ.
 

Điều tiếp theo đó là cam kết đầu tư thời gian để đào luyện. Thời gian vốn là một thứ xa xỉ với nhiều nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp. Tuy nhiên việc lãnh đạo thông qua trao quyền đòi hỏi họ phải dành thêm thời gian và công sức nhằm đầu tư vào đội ngũ, nhằm giúp họ làm được những gì mà các quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp đã biết cách làm. Ở chiều ngược lại, đội ngũ ở các cấp dưới cũng có thể dễ dàng lùi vào vùng an toàn với vai trò phụ thuộc và hỗ trợ, hơn là dẫn dắt thông qua phản hồi và đào luyện.
 
Cuối cùng đó chính là sự thiếu sót về khả năng, kỹ năng và sự hỗ trợ. Với những người trao quyền, sự thiếu sót về công cụ và hệ thống quản trị vốn đã quen với việc khen thưởng và hỗ trợ cho lãnh đạo, né tránh những thất bại thay vì thúc đẩy sự đổi mới, học tập, đào luyện càng củng cố thêm. Trong khi đó, khả năng chịu đựng được thất bại thấp, và sự không tương xứng trong việc khen thưởng và phạt tạo ra một tâm lý rằng nhân viên không thể hoặc không nên bước lên nhận trách nhiệm dẫn dắt.
 
Vậy những hành động cụ thể mà các lãnh đạo có thể làm nhằm trao quyền và cải thiện tốc độ và chất lượng của việc ra quyết định trong doanh nghiệp của mình? Dưới đây là một số mẹo mà các lãnh đạo có thể bắt đầu:

1. Cung cấp các quy tắc rõ ràng

• Xác định những quyết định “trong khả năng” và “ngoài khả năng”.
• Cung cấp những tiêu chí cho việc thành công trông như thế nào, tiêu chí để xem xét, khi nào chỉ quyết định, tìm kiếm thêm đầu vào hoặc tiếp tục thực hiện.
• Truyền đạt rõ ràng ai đưa ra các quyết định.
• Thiết lập các tiêu chí cụ thể khi các quyết định phải được đưa đến phê duyệt

2. Thiết lập những vai trò rõ ràng

• Với những quyết định được ủy thác, giao cho một người thẩm quyền để đưa ra quyết định.
• Làm rõ với những người khác đâu là vai trò của họ (ví dụ một chuyên gia tư vấn phải có cơ hội được đưa ra góc nhìn, nhưng không có quyền phủ quyết/ bác bỏ nếu không đồng ý.

3. Đừng là một người quản lý phức tạp

• Nhiều lãnh đạo cấp cao hơn nên nói không nếu được yêu cầu bước vào để đưa ra quyết định.
• Tránh việc đẩy lên cao trào dưới dạng tìm kiếm lời khuyên; thay vì đưa ra các lựa chọn, hãy đặt câu hỏi, thảo luận về cách đưa ra quyết định tốt, làm nổi bật các thực tế hoặc cân nhắc quan trọng theo cách không thiên vị.
• Nếu một quyết định đã được ủy quyền cho một nhóm và nhóm không đồng ý, hãy cho phép những người ra quyết định được chỉ định, xác định xem đâu là cách để tiếp tục phát triển.
• Các nhà quản lý chỉ nên trực tiếp phát triển tiếp tục nếu họ thực sự bị mắc kẹt (không chỉ đơn thuần lo ngại rằng không phải tất cả mọi người đều nhất trí).

4. Giải quyết văn hóa và kỹ năng

• Xây dựng năng lực (chẳng hạn, làm cách nào để nói không khi gặp các cuộc đối thoại khó khăn).
• Hiểu và giải quyết từ những nguyên nhân gốc rễ (ví dụ: lãng tránh hoặc đùn đẩy trách nhiệm).

Đây không phải là một lời giải cho tất cả các vấn đề và sẽ mất thời gian để phát triển các năng lực giữa người quản lý và cấp dưới để có thể trao quyền và được trao quyền. Thỉnh thoảng, khi các quyết định là quan trọng và bạn không thể tìm được một người có năng lực cao, lựa chọn duy nhất có thể là chỉ đạo chặt chẽ công việc hoặc tự thực hiện. Xây dựng năng lực mạnh mẽ hơn cần có thời gian và đối với các quyết định phải được đưa ra trong thời gian đó, quản lý vi mô có thể là câu trả lời. Tất cả các công việc không phải đều quan trọng như nhau, và đó là nơi mà các nhà quản lý sẽ cần đưa ra quyết định khó khăn về cách mà họ sẽ lãnh đạo.