Để trở thành một nhà quản trị xuất sắc, không chỉ cần có kiến thức chuyên môn sâu rộng, mà còn phải sở hữu một hệ thống kỹ năng đa dạng và linh hoạt, có khả năng ứng phó với các tình huống phức tạp trong môi trường quản lý. Các kỹ năng này đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao hiệu quả công việc, củng cố năng lực lãnh đạo, đồng thời xây dựng và duy trì một tổ chức phát triển bền vững.  

Tầm quan trọng của kỹ năng với nhà quản trị

Một nhà quản trị sở hữu kỹ năng vững vàng không chỉ tạo nên sự khác biệt rõ rệt mà còn khẳng định vị thế lãnh đạo trong mọi bối cảnh. Những kỹ năng này đóng vai trò như kim chỉ nam, giúp họ xác định mục tiêu rõ ràng, nắm bắt công việc cần triển khai, phân tích vấn đề sắc bén và lựa chọn giải pháp tối ưu trong những tình huống biến động. Kỹ năng vững chắc không chỉ nâng cao hiệu quả công việc cá nhân, mà còn thúc đẩy năng suất chung và khả năng ra quyết định nhanh chóng, chính xác – hai yếu tố sống còn trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Đối với tổ chức, một nhà quản trị giỏi kỹ năng chính là chất keo kết nối toàn bộ hệ thống. Họ không chỉ điều phối công việc nhịp nhàng giữa các bộ phận mà còn đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng, mạch lạc từ trên xuống dưới. Quan trọng hơn, họ biết cách khai thác tối đa thế mạnh từng cá nhân, phân bổ nguồn lực hợp lý và nuôi dưỡng sự gắn kết nội bộ. Chính sự quản trị tinh tế này tạo nên một tổ chức vận hành mượt mà, đồng thời xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững dài lâu.

Nhà quản trị xuất sắc giúp định hướng tổ chức, phát triển con người và thúc đẩy hiệu suất bền vững

Các kỹ năng cần có của nhà quản trị

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức

Lập kế hoạch và tổ chức là khả năng xây dựng mục tiêu, chiến lược và sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu đó. Đây là bước khởi đầu và là nền tảng cho mọi hoạt động quản trị, giúp định hướng cả tổ chức đi đúng quỹ đạo. Nhà quản trị phải biết xác định đích đến, đề ra kế hoạch hành động cụ thể và phân bổ nguồn lực (nhân lực, tài chính, thời gian) một cách hiệu quả. Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp các thành viên hiểu được mục tiêu chung và phương thức phối hợp; ngược lại, “nếu không có kế hoạch tốt, rất ít điều có thể đạt được”.

Thực tế cho thấy kế hoạch kém hoặc tổ chức lỏng lẻo có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực, đội ngũ làm việc rời rạc và thất bại trong việc đạt được mục tiêu đề ra. Ngược lại, kế hoạch chặt chẽ giúp mọi người cùng nhìn về một hướng, công việc được triển khai trôi chảy và đúng tiến độ. 

Để phát triển kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức, nhà quản trị cần rèn luyện tư duy chiến lược và khả năng phân tích tình huống. Việc đặt ra các mục tiêu theo nguyên tắc SMART (cụ thể, đo lường được, đạt được, thực tế, thời hạn rõ ràng) sẽ giúp kế hoạch có tính khả thi cao. Sau đó, nhà quản trị phải biết phân chia công việc thành các nhiệm vụ cụ thể, giao đúng người đúng việc và thiết lập các mốc thời gian (deadline) phù hợp. Sử dụng các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch như sơ đồ Gantt, phần mềm quản lý dự án cũng là một cách hiệu quả để tổ chức công việc khoa học. 

Quan trọng hơn, kỹ năng này đòi hỏi sự chủ động theo dõi, đánh giá tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi môi trường thay đổi. Một nhà quản trị giỏi cần coi kế hoạch là một tài liệu “sống”, có thể cập nhật linh hoạt thay vì cứng nhắc, nhằm đảm bảo tổ chức luôn đi đúng hướng. Có được một kế hoạch tốt mới chỉ là khởi đầu; để biến kế hoạch thành hiện thực, nhà quản trị cần thêm năng lực lãnh đạo để thúc đẩy và điều phối đội ngũ thực thi kế hoạch đó.

Nhà quản trị cần có khả năng lập kế hoạch và tổ chức chặt chẽ

Kỹ năng lãnh đạo và quản lý đội nhóm

Người lãnh đạo giỏi không chỉ vạch ra con đường mà còn biết cách “dẫn dắt” con người đi trên con đường ấy. Kỹ năng này đòi hỏi nhà quản trị phải biết khuyến khích tinh thần làm việc, ghi nhận thành tích và tạo môi trường cho nhân viên phát triển. 

Lãnh đạo hiệu quả có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và sự gắn bó của nhân viên. Một khảo sát của Gallup cho thấy các đội nhóm có mức độ gắn kết cao (được dẫn dắt tốt) có lợi nhuận cao hơn 21% so với những đội nhóm khác. Điều này cho thấy rằng, nhà quản trị biết tạo động lực và niềm tin cho nhân viên sẽ giúp tổ chức đạt kết quả kinh doanh tốt hơn đáng kể. 

Bên cạnh đó, sự tin tưởng và trao quyền cũng là yếu tố then chốt trong lãnh đạo. Khi quản lý không ôm đồm mọi việc mà biết ủy quyền một cách hợp lý, nhân viên sẽ có cơ hội phát huy năng lực và cảm thấy được tín nhiệm. Thống kê cho thấy những nhà quản lý biết ủy thác hiệu quả có thể đạt doanh thu cao hơn 33% so với người tự làm mọi thứ. Như vậy, kỹ năng lãnh đạo không chỉ tạo ra một tập thể đoàn kết, nhiệt huyết mà còn tác động tích cực đến các chỉ số thành công của doanh nghiệp. 

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng quan trọng giúp nhà quản trị ứng phó với các tình huống bất ngờ và phức tạp. Trong môi trường công sở, các vấn đề sẽ liên tục phát sinh, từ những vấn đề nhỏ như thiếu hụt tài nguyên, đến những vấn đề lớn như khủng hoảng tài chính hay tranh chấp nhân sự. Một nhà quản trị giỏi phải có khả năng nhận diện vấn đề nhanh chóng, phân tích nguyên nhân và tìm ra giải pháp tối ưu.

Nếu thiếu kỹ năng giải quyết vấn đề, nhà quản trị có thể dẫn đến những quyết định sai lầm, kéo theo hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức. Kỹ năng này không chỉ giúp nhà quản trị vượt qua các khó khăn hiện tại mà còn giúp họ chuẩn bị tốt hơn cho các tình huống tương lai. Việc giải quyết vấn đề hiệu quả giúp duy trì sự ổn định trong tổ chức, bảo vệ các nguồn lực và xây dựng lòng tin của nhân viên.

Nhà quản trị cần có khả năng lãnh đạo và giải quyết vấn đề hiệu quả

Kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản tr, giúp họ thuận lợi trong việc dẫn sắt tổ chức và đối phó với các tình huống khủng hoảng bất ngờ. Mỗi quyết định đều có ảnh hưởng sâu rộng với hoạt động và sự phát triển của tổ chức. Để ra quyết định đúng đắn, nhà quản trị cần có khả năng phân tích thông tin một cách rõ ràng, hiểu biết sâu sắc về các yếu tố tác động và dự đoán được kết quả của quyết định. Do đó, việc phát triển khả năng ra quyết định chính xác và kịp thời là yếu tố quan trọng giúp tổ chức duy trì sự phát triển và cạnh tranh trong thị trường.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là cầu nối giữa nhà quản trị với nhân viên và các bên liên quan, bao gồm khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, lắng nghe tích cực và phản hồi một cách xây dựng. Đối với nhà quản trị, giao tiếp không chỉ diễn ra một chiều từ trên xuống dưới, mà còn là quá trình tương tác hai chiều với cấp dưới, cấp trên, đồng nghiệp và đối tác. Kỹ năng giao tiếp thể hiện qua việc diễn đạt thông điệp mạch lạc, phù hợp với đối tượng người nghe, cũng như khả năng nắm bắt tâm lý người đối thoại thông qua lắng nghe và quan sát ngôn ngữ cơ thể. Giao tiếp hiệu quả giúp đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức hiểu đúng định hướng, phối hợp nhịp nhàng và duy trì được mối quan hệ công việc tích cực.

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng giao tiếp là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại trong môi trường doanh nghiệp. Thực tế, có tới 86% nhân viên và quản lý cho rằng thiếu giao tiếp hoặc giao tiếp kém hiệu quả là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong công việc. Ngược lại, các nhóm làm việc có kỹ năng giao tiếp tốt được ghi nhận có năng suất cao hơn 25% so với bình thường. Những con số này minh chứng rằng giao tiếp kém có thể gây ra hiểu lầm, mâu thuẫn, làm giảm hiệu quả hoạt động, trong khi giao tiếp tốt sẽ tăng cường sự gắn kết và hiệu suất của đội ngũ. Đối với nhà quản trị, kỹ năng giao tiếp tốt còn giúp họ thuyết phục và tạo đồng thuận dễ dàng hơn – từ việc thương lượng với đối tác, đàm phán với khách hàng cho tới việc truyền đạt thay đổi cho nhân viên, mọi thứ đều suôn sẻ hơn khi người lãnh đạo biết cách nói và nghe một cách hiệu quả.

Giao tiếp tốt giúp nhà quản trị gắn kết đội ngũ và truyền đạt thông tin tốt hơn

Kỹ năng quản lý thời gian

Thời gian là nguồn lực quý giá và có hạn, do đó quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng thiết yếu đối với nhà quản trị. Kỹ năng này bao gồm khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ và giảm thiểu lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết. Đối với nhà quản trị, đây là một thách thức lớn vì họ thường phải đảm nhiệm nhiều trách nhiệm cùng lúc: hoạch định chiến lược, giám sát vận hành, họp hành, giải quyết sự vụ phát sinh,... Nếu không biết quản lý thời gian, người lãnh đạo dễ rơi vào tình trạng quá tải, bỏ lỡ các công việc quan trọng hoặc chậm trễ trong việc ra quyết định.

Trung bình, một quản lý dành tới 23 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp​. Điều này có nghĩa là gần 60% thời gian làm việc trong tuần có thể bị chiếm bởi các cuộc họp, chưa kể thời gian xử lý email và công việc hành chính. Nếu người quản lý không ưu tiên hóa nhiệm vụ và nói “không” với những cuộc họp hoặc công việc không thực sự cần thiết, họ sẽ không còn đủ quỹ thời gian để tập trung cho các hoạt động quan trọng hơn như lập chiến lược hay phát triển đội ngũ. 

Ngược lại, quản lý thời gian hiệu quả giúp nhà quản trị chủ động kiểm soát công việc thay vì để công việc cuốn họ đi. Họ có thể tập trung năng lượng vào những mục tiêu chiến lược, hoàn thành công việc đúng hạn và giảm bớt căng thẳng do dồn nén deadline. Kỹ năng này không chỉ nâng cao năng suất cá nhân của nhà quản trị mà còn tạo hiệu ứng tích cực đến văn hóa làm việc của cả tổ chức – khi lãnh đạo làm việc hiệu quả, nhân viên cũng noi gương và tối ưu hóa thời gian của mình tốt hơn.

Quản lý thời gian hiệu quả giúp nhà quản trị tập trung vào điều quan trọng và nâng cao hiệu suất

Kỹ năng công nghệ và AI

Sự bùng nổ của công nghệ đang tạo ra những thay đổi sâu rộng trong cách thức vận hành doanh nghiệp. Từ các hệ thống tự động hóa, phân tích dữ liệu lớn cho đến trí tuệ nhân tạo, công nghệ số đã và đang tái định hình môi trường kinh doanh. Do đó, nhà quản trị cần có kỹ năng công nghệ và AI, tức là hiểu biết cơ bản về các công nghệ liên quan đến lĩnh vực của mình và biết cách ứng dụng chúng để nâng cao hiệu quả quản lý. Kỹ năng này không đòi hỏi người quản lý trở thành một chuyên gia kỹ thuật, nhưng họ cần đủ hiểu biết để ra quyết định đúng khi lựa chọn và triển khai công nghệ, cũng như để trao đổi hiệu quả với các chuyên gia IT.

Chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu, và nó đặt ra yêu cầu mới đối với người lãnh đạo. Gần 70% các lãnh đạo doanh nghiệp tin rằng quá trình chuyển đổi số sẽ làm tăng nhu cầu về các năng lực lãnh đạo mới trong vòng 5 năm tới. Điều này có nghĩa là nhà quản trị phải sẵn sàng tiếp thu những kiến thức công nghệ mới và thích nghi phong cách quản lý cho phù hợp với thời đại số. 

“AI sẽ không thay thế con người – nhưng con người biết sử dụng AI sẽ thay thế những người không biết”  Giáo sư Karim Lakhani trường Kinh doanh Harvard. Quả thực, trong nhiều lĩnh vực, những nhà quản trị tận dụng được sức mạnh của dữ liệu và AI đang tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội so với phần còn lại. Ngược lại, nếu thờ ơ với xu hướng công nghệ, doanh nghiệp có thể bị bỏ lại phía sau hoặc mất dần thị phần vào tay các đối thủ nhanh nhạy hơn.

Kỹ năng quản trị sự thay đổi

Thị trường biến động, nhu cầu khách hàng thay đổi, công nghệ mới xuất hiện, khủng hoảng bất ngờ xảy ra (như đại dịch) – tất cả đều đòi hỏi doanh nghiệp phải điều chỉnh để sinh tồn và phát triển. Kỹ năng quản trị sự thay đổi chính là khả năng của nhà quản trị trong việc chuẩn bị, thực thi và củng cố những thay đổi đó một cách hiệu quả, giúp tổ chức thích ứng kịp thời với hoàn cảnh mới. Kỹ năng này bao gồm việc xây dựng tầm nhìn và kế hoạch cho sự thay đổi, truyền thông rõ ràng về sự thay đổi tới các bên liên quan, quản lý sự kháng cự (do nhân viên lo lắng hoặc không đồng thuận), và duy trì động lực cũng như văn hóa tích cực trong suốt quá trình chuyển đổi.

Thống kê cho thấy việc quản lý thay đổi hiệu quả là một thách thức lớn. Thực tế khắc nghiệt là khoảng 70% các sáng kiến thay đổi quy mô lớn trong tổ chức đều thất bại​. Nguyên nhân thường đến từ việc lãnh đạo thiếu kỹ năng, thiếu kế hoạch hoặc không tạo được sự ủng hộ cần thiết cho thay đổi. Điều này nhấn mạnh vai trò sống còn của kỹ năng quản trị sự thay đổi: nếu làm tốt, doanh nghiệp sẽ “lột xác” thành công và vươn lên, còn nếu làm kém, tổ chức có thể tụt hậu hoặc rơi vào khủng hoảng. Năng lực thích ứng nhanh đã trở thành một lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh hiện nay. 

Quản trị sự thay đổi hiệu quả giúp doanh nghiệp thích ứng kịp thời, vượt qua biến động và tạo lợi thế cạnh tranh

Kỹ năng thích ứng

Khả năng thích ứng với thay đổi không còn là một lợi thế cạnh tranh mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhà quản trị hiện đại. Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh, thị trường biến động liên tục và các yếu tố bất ngờ như khủng hoảng môi trường, kinh tế hay địa chính trị có thể xảy ra bất cứ lúc nào, nhà quản trị linh hoạt là người biết chủ động ứng phó, không bị động trước sự thay đổi.

Theo WEF, khả năng thích ứng (linh hoạt) được dự báo sẽ nằm trong top 10 kỹ năng quan trọng nhất đối với lực lượng lao động vào năm 2025. Điều này có nghĩa là những tổ chức có đội ngũ lãnh đạo linh hoạt, dẫn dắt nhân viên chủ động thay đổi sẽ có ưu thế rất lớn. Thực tế minh chứng rõ nét trong giai đoạn đại dịch COVID-19: các công ty buộc phải chuyển sang làm việc từ xa, tái cơ cấu chuỗi cung ứng và phương thức phục vụ khách hàng. Những nhà quản trị nhanh nhạy và cởi mở với cái mới đã giúp đội ngũ chuyển đổi mô hình làm việc một cách hiệu quả, duy trì được hoạt động kinh doanh liên tục; trong khi những người chậm thích ứng đã gặp nhiều khó khăn và mất mát​.

Kỹ năng tư duy

Kỹ năng tư duy là năng lực suy nghĩ một cách thấu đáo, đa chiều và sáng tạo nhằm định hướng cho hành động quản trị. Một nhà quản trị có tư duy tốt sẽ có khả năng nhìn nhận toàn bộ bối cảnh, phân tích và chẩn đoán vấn đề, đồng thời tìm ra các giải pháp sáng tạo cho những tình huống phức tạp. Nhờ vậy, họ có thể dự báo được những trở ngại tiềm ẩn và chuẩn bị phương án đối phó trước khi khó khăn thực sự xảy ra.

Tư duy chiến lược không chỉ giúp xác định đích đến dài hạn cho doanh nghiệp mà còn vạch ra con đường tối ưu để đạt được mục tiêu đó, cũng như dự trù các phương án dự phòng nếu có biến động xảy ra. Đồng thời, giúp nhà quản trị không đóng khung trong lối mòn, sẵn sàng tìm kiếm những cách làm mới, sản phẩm mới để đưa doanh nghiệp bứt phá.

Nhà quản trị cần có khả năng tư duy và đa chiều

Để phát triển kỹ năng tư duy, nhà quản trị cần kiên trì rèn luyện thông qua học hỏi, phản biện và tự đánh giá. Việc đọc sách, nghiên cứu tình huống và liên tục cập nhật kiến thức sẽ giúp mở rộng tầm nhìn chiến lược. Đồng thời, rèn luyện tư duy phản biện bằng cách đặt câu hỏi, chất vấn giả định và đối thoại với người có quan điểm khác biệt giúp nâng cao khả năng phân tích. Ngoài ra, việc tự đánh giá các quyết định trong quá khứ, tìm kiếm cố vấn đáng tin cậy và dành thời gian suy ngẫm là những yếu tố thiết yếu để hình thành tư duy quản trị sắc bén và linh hoạt.